简单但功能强大的Excel数据分析技巧

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Microsoft Excel是一个非常强大的工具,不仅在计算方面而且在分析数据方面。各个领域的学校,公司,组织和人员都利用它来创建业务计划和财务模型。对于数据分析的初学者来说,它是学习更高级的信息查看方式的宝贵基础。

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在您精通的技能列表中添加Excel将极大地使您受益。它处理各种功能的能力将帮助您从本来难以分析的信息中收集更好的见解。
但是,Excel并非没有缺陷。它在处理庞大的数据集方面费劲,使它无法处理较大的分析任务。但话又说回来,还有其他一些为此设计的更高级的软件和应用程序。但是,对于普通人和中等规模的公司,企业和组织,Excel提供了一种更直接的方法来更快地处理数据。

本文将为您提供一些有关如何在数据分析中使用Excel以节省宝贵时间的提示。如果您是编码方面的高手,那么本文对您可能没有什么用处。但是,如果您渴望学习通过Excel分析数据的更好方法,请在发现这些技巧时应用这些技巧将有助于您更好地了解它们的工作方式。

Excel函数可帮助您进行数据分析

分类

当您处理大量数据时,“排序”功能会派上用场。SORT允许您对列表中的值进行优先排序,并按特定顺序对数据进行分组:升序,降序,字母顺序等。

排序数据:

  1. 用所需的数据突出显示行或列。
  2. 转到数据标签。
  3. 在“ 排序”对话框下,选择要如何对数据进行排序。

过滤

过滤器用于按通用主题组织图形列表。通过过滤,您可以缩小数据范围并将其划分为子组。通过过滤信息,此功能使您更轻松地处理大数据,从而仅查看与您相关的内容。

要将过滤器应用于数据:

  1. 选择要过滤的数据。
  2. 在“ 数据”选项卡上,查找“ 排序和过滤器”组,然后单击“ 过滤器”。
  3. 单击下拉箭头,然后从选项列表中选择要如何过滤数据。

删除重复项

通过其内置的“删除重复项”功能,Excel使您可以更轻松地清理和整理数据。顾名思义,该工具可消除所选列中的重复值。在选择两个或更多列的情况下,Excel搜索具有相似组合值的列。

要删除重复数据:

  1. 选择用于数据清洗的列。
  2. 转到数据标签。
  3. 单击删除重复项

文字公式

Excel有很多文本公式,但是您不必全部学习它们。您只需要熟悉一些基础知识,这些基础知识将帮助您有效地处理大量数据。一些用于数据分析的更有用的文本公式如下:

  • LEN –使您知道单元格的长度以及它包含多少个字符(包括空格)以避免被截断。

例如,= LEN(B2),向您显示单元格B2中有多少个字符。

  • CONCATENATE –使您可以在一个单元格中合并多个单元格的值。

例如= CONCATENATE(A1,B1,C1,D1),将A1,B1,C1和D1中的值合并到一个单元格中。

  • TRIM –在导入填充有空白的数据时非常有用。

= TRIM(text 将删除文本之前的尾随空白。

if公式

IF函数是Excel最有用的功能之一,尤其是在分析数据时。IF语句可让您计算某些值与设置的条件之间的关系,从而帮助您快速决定所收集的信息。

IF(C1> C2,“通过”,“失败”)例如,如果C1高于C2,则将在单元格中反映通过;如果不是,则将失败

图表

有时,屏幕上太多的数字和数字可能会占用很多。在这种情况下,图表可以提供一种更结构化和更有条理的数据查看方式。图表为查看信息提供了一个更简单,更直接的替代方法。而且,它们使混乱的数据显得更易于表现。

制作图表:

  1. 选择要使用的数据范围以及行和列标签。
  2. 在“ 插入”选项卡上,单击“ 图表”
  3. 从可用选项中,选择最适合您的演示文稿的图表类型。

条件格式

拥有如此多的行和列的信息,您的Excel工作表可能不胜枚举。但是,某些数据比其他数据更重要,条件格式设置功能可以帮助您从折叠中区分出更多关键信息。

Excel的条件格式设置功能使您可以对单元格进行颜色编码,并使用图标指示重要的图形和兴趣点。您可以轻松访问Excel工作表首页功能区上的条件格式选项卡。

键盘快捷键

除了基本的Excel功能之外,这些必不可少的键盘快捷键还将帮助您有效地分析数据。

Ctrl +主页-将光标导航到单元格A1

Ctrl + End –将光标导航到包含数据的最后一个单元格

Ctrl + Shift + L –自动过滤数据表

Alt + D + S-对所选数据集进行排序

Ctrl +向下/向上箭头 –将光标移至当前列的最顶部或底部单元格

trl + 左/右箭头 –将光标移到当前行中最左侧或最右侧的单元格

Ctrl + Shift +向下/向上箭头–选择当前单元格下方或上方的单元格

Alt + F1 –允许您立即使用所选数据范围创建图表

无论是用于可视化复杂图形,系统化不同的数字还是汇总大量信息,Excel都具有许多惊人的功能来帮助您进行数据分析的各个方面。这里提到的指针几乎触不到冰山的一角。借助Excel,总会有一些新发现和更多知识要学习。

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